De handreiking tenderkostenvergoeding is een toelichting op bestaande wet- en regelgeving. Het geeft meer duidelijkheid over wanneer je aanspraak maakt op een tenderkostenvergoeding en hoe hoog deze moet zijn. Aanbestedende diensten gebruiken het om een tenderkostenbeleid te maken.
Voor het hanteren van een tenderkostenvergoeding bestaan wettelijke grondslagen:
Een tenderkostenvergoeding is in elk geval dus al verplicht aan de orde wanneer een deel van de te plaatsen opdracht in de aanbestedingsfase al moet worden uitgevoerd. Een tenderkostenvergoeding wordt volgens de Gids Proportionaliteit proportioneel gevonden wanneer een zodanig forse inspanning per inschrijving wordt verlangd, dat deze feitelijk niet meer in verhouding staat tot de omvang van de opdracht.
Hierbij is ook opgemerkt dat Aanbestedende diensten in eerste instantie moeten voorkomen dat ondernemers met disproportionele tenderkosten te maken krijgen. Lukt dit niet, dan moeten ze een vergoeding bieden.
| Verplicht | Sterk geadviseerd | Doorgaans niet nodig |
| Er is sprake van extreme inspanning in het kader van de EMVI (BPKV) | Er is sprake van een aanbesteding met aanzienlijke inspanning in het kader van de EMVI (BPKV) | Er is sprake van een reguliere aanbesteding met een normale inspanning (bijvoorbeeld o.b.v. een standaard uitvraag of bestek) |
| Er is sprake van uitvoering van een gedeelte van de geplaatste opdracht om de inschrijving te kunnen indienen. | Er is sprake van een aanbesteding waarbij het maken van een (schets)ontwerp of berekening weliswaar geen expliciet onderdeel is van de geplaatste opdracht*, maar wel nodig voor een verantwoorde calculatie bij inschrijving. | Er is sprake van toepassing van laagste prijs |
| Er is sprake van een aanbesteding met toepassing van geintegreerde contractvorm voor de uitvoering van de opdracht. | Er is sprake van een aanbesteding met toepassing traditionele contractvorm voor de uitvoering van de opdracht | |
| Er is sprake van een inspanning in een minder gangbare en langlopende en/of complexe aanbestedingsprocedure.** | Er is sprake van de volgende specifieke situatie: - een ongeldige inschrijving - vallend buiten de score of rangorde die in aanmerking komt bij openbare aanbesteding - de winnaar |
|
| Er is sprake van een ingetrokken of mislukte aanbesteding |
*Voor prijsvorming noodzakelijk te maken ontwerp/berekening wordt hierbij niet bij inschrijving ingediend.
** Denk bij procedures aan: concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure, innovatiepartnerschap.
In geval van toekenning van een tenderkostenvergoeding rijst vervolgens de vraag hoe hoog de vergoeding moet zijn. Het concrete antwoord hierop is situatie- en branchespecifiek.
Om de aanbestedende dienst verder op weg te helpen om te komen tot een goed beleid staat in de handreiking een globaal model om op structurele wijze de hoogte van vergoedingen per inschrijver te bepalen. Dit aan de hand van een percentage van de geraamde opdrachtwaarde. Ook staan er ter illustratie en inspiratie enkele branchespecifieke voorbeelden in de handreiking.
Als er sprake is van intrekking van een aanbesteding is de sterke aanbeveling om evengoed de tenderkosten te vergoeden. De inspanning is immers wel gedaan door de inschrijvende partijen. Hieronder wordt verstaan: onverwacht niet gunnen i.v.m. alsnog blijkend ontoereikend budget of andere niet aan inschrijvers verwijtbare oorzaken. In het geval van mislukking van de aanbesteding zijn alle kosten ten onrechte door alle ondernemers gemaakt.
Aanvullend op deze handreiking wordt nog gekeken naar het verbieden van bedingen in aanbestedingen waarbij tenderkostenvergoedingen bij ingetrokken aanbestedingen bij voorbaat uitgesloten worden.
Deze handreiking bevat als aanvulling op de bestaande wet- en regelgeving concrete handvatten om de tenderkostenvergoeding op de juiste manier toe te passen. Techniek Nederland zet zich in om de juiste toepassing in de praktijk te stimuleren. Heb je vragen over de toepassing van de tenderkostenvergoeding in een aanbesteding? Neem dan contact met ons op.
